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Un tableur vous donnera toujours un pourcentage. Il ne vous dira jamais qu'il est faux.
C'est la vraie différence entre un classeur Excel et un logiciel EGAlim : ni l'un ni l'autre n'est infaillible, mais un seul des deux signale ce qui ne colle pas. Cette page explique ce qu'un logiciel fait concrètement, et ce qu'il ne fera pas à votre place.
Analyser mes factures gratuitement25 pages analysées offertes, soit environ 5 factures. Sans carte bancaire.
Un logiciel EGAlim part de vos factures d'achat alimentaire et en tire les indicateurs que la loi demande de suivre. Il ne gère ni vos menus, ni vos stocks, ni vos effectifs. Son périmètre tient en quatre gestes.
1. Lire la facture
Fournisseur, date, lignes d'achat, montants HT, taux de TVA — extraits du PDF ou de la photo, sans ressaisie.
2. Reconnaître les labels
AB, Label Rouge, AOP/IGP, HVE, pêche durable, mentions d'origine France : chaque désignation est passée au crible de règles écrites.
3. Calculer les ratios
Part de produits durables et de qualité, part de bio, origine France sur les viandes et les produits de la mer, sur la valeur d'achat HT.
4. Alimenter ma-cantine
Les montants par catégorie sont envoyés directement sur votre espace ma-cantine ; votre bilan y arrive pré-rempli.
À savoir : aucun logiciel privé ne télédéclare à votre place. L'acte de télédéclaration reste réservé au compte de l'établissement sur ma-cantine.agriculture.gouv.fr . TrackAlim est un service privé indépendant, non affilié à l'État ni à la plateforme officielle.
Quand une formule de tableur casse, la cellule affiche #REF!et vous le voyez. Le suivi EGAlim, lui, ne casse jamais : il rend un pourcentage. 41 %, 47 %, 52 % — tous ces chiffres ont l'air normaux. Aucun ne dit s'il est juste.
C'est ce qui rend ces erreurs coûteuses : elles ne se découvrent pas à la saisie, mais après la déclaration — quand l'exercice est clos et qu'il n'y a plus rien à rattraper. La loi n'oblige pas seulement à déclarer, elle oblige à atteindre les seuils.
Quatre erreurs relevées sur de vraies factures de restauration collective
Le récapitulatif compté deux fois
Beaucoup de fournisseurs envoient une facture mensuelle qui reprend, page après page, les bons de livraison déjà listés. Sur un document de ce type du corpus TrackAlim, le total réel est de 1 280,10 € ; une lecture qui additionne tout donne 2 381,28 €. Soit 1 101 € d'achats comptés en double dans l'assiette EGAlim.
1 101 € d'écart sur un seul document, et les deux totaux ressemblent à une facture alimentaire normale.
Le label qui n'est pas reconnu comme tel
Les fournisseurs abrègent. « LR » pour Label Rouge, « VPF » pour Viande de Porc Française, « VBF » pour Viande Bovine Française. Sur un relevé de 5 130 lignes de factures réelles, « VPF » apparaît 94 fois et « VBF » 31 fois. L'ajout de la seule règle « LR » a réintégré 30 lignes et 194 € HT dans les produits sous signe de qualité.
Un sigle non reconnu, c'est du durable que vous avez acheté et que vous ne déclarez pas.
Le total d'en-tête pris pour argent comptant
Sur les factures récapitulatives, le montant imprimé en tête de document n'est pas toujours celui des lignes qui suivent — un avoir, un bloc de TVA ou un sous-total peut occuper la place. Recopier ce chiffre dans un tableur, c'est reprendre une valeur que rien ne vérifie.
Un total recopié est un total non vérifié.
Le même fournisseur sous plusieurs orthographes
Le nom imprimé varie d'une facture à l'autre : la raison sociale seule, puis avec son sigle, puis avec la commune de l'établissement livreur. Trois lignes de tableau croisé dynamique pour une seule maison. Sur le corpus TrackAlim, 21 noms distincts correspondent à une quinzaine de fournisseurs réels.
Toute statistique par fournisseur construite dans un tableur est fausse dès la première variante.
Ces quatre cas viennent de factures réelles traitées par TrackAlim, pas d'un scénario d'école. Pour mettre un chiffre sur votre propre situation, le calculateur EGAlim donne l'écart aux seuils à partir de vos montants d'achat, et le guide EGAlim détaille les labels éligibles.
Un tableur sait tout faire, à condition que quelqu'un le fasse. Un logiciel métier a des règles écrites une fois et appliquées à chaque facture.
| Ce qu'il faut faire | Tableur | Logiciel EGAlim |
|---|---|---|
| Saisie des lignes de facture | À la main, ligne par ligne | Lecture automatique du PDF ou de la photo |
| Reconnaissance des labels (AB, Label Rouge, HVE, AOP…) | De mémoire, par la personne qui saisit | Règles appliquées à chaque désignation |
| Détection des lignes en double | Pas de mécanisme pour le faire | Signalées, avec la page et la date de livraison |
| Contrôle du total : somme des lignes contre total imprimé | Pas de mécanisme pour le faire | Écart signalé sur la facture concernée |
| Mise à jour quand la réglementation change | À refaire dans chaque classeur | Appliquée pour tous les établissements |
| Piste d'audit : retrouver d'où vient un chiffre | Dépend de la rigueur du classeur | Chaque euro remonte à sa ligne de facture |
| Suivi en cours d'année, pas seulement en mars | Théoriquement possible, rarement tenu | Ratios recalculés à chaque facture importée |
| Envoi du bilan vers ma-cantine | Report manuel des 14 champs | Bilan envoyé pré-rempli sur votre espace |
Comparaison établie sur les fonctions de TrackAlim en production au 15 octobre 2026.
Autant le dire avant l'abonnement plutôt qu'après. Quatre limites, qui valent pour TrackAlim comme pour les autres outils du marché.
Il ne télédéclare pas
La plateforme officielle réserve cet acte au compte de l'établissement. Un outil peut envoyer vos chiffres et vous présenter un bilan pré-rempli ; le clic final se fait chez eux, par vous.
Il ne décide pas à votre place
Deux lignes identiques peuvent être un doublon de saisie ou deux livraisons hebdomadaires réelles. TrackAlim les signale, avec la page et la date de chacune, et vous laisse trancher. Rien n'est supprimé automatiquement.
Il ne lit pas ce qui n'est pas lisible
Un scan de travers, une photo floue ou un document qui mélange une facture et des avis de livraison d'autres périodes restent difficiles. L'outil le signale au lieu de rendre un chiffre comme si de rien n'était, et l'éditeur de facture permet de corriger ligne par ligne.
Il ne fait pas monter vos taux
Aucun logiciel n'achète du bio à votre place. Ce qu'il change, c'est le moment où vous voyez l'écart : en juin, quand il reste six mois pour réorienter des achats, plutôt qu'en mars sur un exercice clos.
Quatre étapes, de la facture déposée au bilan envoyé sur votre espace ma-cantine.
Vous déposez la facture
PDF, PNG ou JPG, y compris une photo prise au téléphone. Un sélecteur de pages permet d'écarter les conditions générales et les pages blanches avant l'analyse.
Chaque page est lue séparément
Page par page plutôt que document entier : sur les récapitulatifs multi-livraisons, c'est la seule méthode qui ne tronque pas la liste. Comptez généralement moins d'une minute par document*.
Les contrôles de vraisemblance se déclenchent
La somme des lignes est comparée au total imprimé sur la facture : un écart important affiche un bandeau « Écart avec l'en-tête ». Les lignes identiques sont marquées, avec leur page et leur date de livraison. Aucun des deux signalements ne modifie quoi que ce soit sans votre accord.
Vos ratios se mettent à jour, et votre bilan part pré-rempli
Part de durable, part de bio, origine France sur les viandes et les produits de la mer. Au moment de la campagne, les montants par catégorie sont envoyés directement sur votre espace ma-cantine : il ne vous reste qu'à valider chez eux.
* Le temps de traitement dépend de la taille du document : une facture d'une page est quasi immédiate, un relevé de plusieurs dizaines de pages demande davantage. Les pages sont analysées en parallèle, le temps ne croît donc pas proportionnellement au nombre de pages.
Les obligations sont les mêmes, les contraintes de terrain non. Trois pages détaillent ce qui change.
EHPAD
Multi-régimes, textures modifiées, budgets contraints.
Collectivités et mairies
Plusieurs cantines, une déclaration par service de restauration.
Restauration d'entreprise
Sites multiples, prestataires et marchés en cours.
Et le prix ? TrackAlim fonctionne par abonnement annuel, facturé à l'établissement, avec un volume de factures inclus. Le détail des formules est sur la page tarifs.
Le plus simple reste de tester sur une de vos factures.
Déposez une facture fournisseur. Vous verrez les lignes extraites, les labels reconnus et le montant durable correspondant — sur vos chiffres, pas sur un exemple.
Analyser mes factures gratuitementC'est un outil qui part de vos factures d'achat alimentaire et en tire les indicateurs que la loi EGAlim demande de suivre : la part de produits durables et de qualité, la part de bio, l'origine des viandes et des produits de la mer. Il remplace la ressaisie dans un tableur par une lecture automatique des factures, puis un calcul sur la valeur d'achat HT. Ce n'est pas un logiciel de gestion de stocks ni de menus.
Il permet d'arriver à un chiffre. Le problème n'est pas le tableur, c'est qu'aucune de ses erreurs ne se voit : une ligne comptée deux fois, un label oublié ou un total recopié produisent un pourcentage parfaitement plausible. Rien ne signale l'anomalie, et le chiffre part tel quel en télédéclaration. Un logiciel ne supprime pas l'erreur, il la rend visible.
PDF, PNG et JPG — y compris une photo prise au téléphone, dès lors qu'elle est lisible. Les fichiers Excel ne sont pas acceptés aujourd'hui. Les factures peu lisibles, scannées de travers ou très denses restent les cas les plus difficiles : TrackAlim les traite, mais le résultat doit être relu, et l'éditeur de facture est fait pour ça.
Non, et aucun outil privé ne le peut : la plateforme officielle réserve l'acte de télédéclaration au compte de l'établissement. Ce que TrackAlim fait : vos chiffres sont envoyés directement sur votre espace ma-cantine, où votre bilan arrive pré-rempli. Il ne vous reste qu'à le valider chez eux. TrackAlim est un service privé indépendant, non affilié à l'État ni à la plateforme ma-cantine.
Vous la corrigez. Chaque facture importée s'ouvre dans un éditeur où la désignation, le montant et les labels de chaque ligne sont modifiables, et où une ligne peut être ajoutée ou supprimée. Les doublons et les écarts de total sont signalés, jamais corrigés d'office : c'est vous qui tranchez, parce que deux lignes identiques sont parfois deux livraisons hebdomadaires bien réelles.
C'est précisément ce qu'un classeur ne fait pas. La loi n° 2026-796 du 18 août 2026 d'urgence pour la protection et la souveraineté agricoles ajoute un sous-objectif de 30 % pour les produits SIQO, HVE et fermiers, à l'intérieur des 50 % existants. Dans un tableur, cela veut dire reprendre chaque formule de chaque classeur ; dans un logiciel, la règle est mise à jour une fois pour tous les établissements.
TrackAlim fonctionne par abonnement annuel, facturé à l'établissement, avec un volume de factures inclus. Le détail des formules et des volumes figure sur la page Tarifs.
Pour aller plus loin : le guide EGAlim complet, le calculateur de taux ou les articles du blog.