Le tableur reste l'outil le plus utilisé pour suivre EGAlim, et pour de bonnes raisons : il est déjà là, il ne coûte rien, et tout le monde sait s'en servir. La question n'est pas de savoir s'il fonctionne — il fonctionne. C'est de savoir à partir de quand il cesse de fonctionner, et ce que l'on fait à ce moment-là.
Quand un tableur suffit très bien
Autant le dire franchement : dans plusieurs situations, changer d'outil n'apporterait rien.
✓ Vous avez deux ou trois fournisseurs, et des factures courtes.
✓ Vos fournisseurs vous transmettent déjà un récapitulatif annuel ventilé par catégorie EGAlim.
✓ Votre budget d'achats est modeste et votre gamme stable d'une année sur l'autre.
✓ Une seule personne saisit, toujours la même, et à jour.
Si vous vous reconnaissez dans ces quatre lignes, la suite de cet article ne vous concerne pas encore. Gardez simplement en tête le quatrième point de rupture ci-dessous : c'est celui qui arrive sans prévenir.
Les cinq points où le tableur coince
La saisie ligne à ligne
au-delà de ~200 lignes par mois
Une facture de gros compte couramment entre trente et cent lignes. Avec cinq fournisseurs et deux livraisons par semaine, on dépasse le millier de lignes par mois. À ce volume, la saisie n'est plus une tâche de fin de mois : c'est un poste de travail. Et chaque ligne recopiée est une occasion de faute de frappe que rien ne rattrape.
La qualification des labels
dès le premier fournisseur un peu bavard
C'est le vrai travail, et le tableur n'y aide pas. Décider si « EMMENTAL FR AOP 500G » ou « PDT CHAIR FERME CAL 40/70 BIO » entre dans une catégorie éligible demande de lire le libellé, de reconnaître la mention et de trancher. Un tableur ne lit pas les libellés : il attend que vous ayez déjà décidé.
Les doublons de factures
dès qu'on saisit à deux, ou en retard
Une facture saisie deux fois gonfle le dénominateur et fait baisser tous vos taux, sans aucun signal. C'est l'erreur la plus difficile à repérer a posteriori, parce que le total reste plausible. Dans un tableur, rien ne vous prévient que le numéro de facture existe déjà.
Un changement de règle
une fois tous les deux ou trois ans
La loi n° 2026-796 du 18 août 2026 ajoute un palier de 30 % qui ne retient qu'une partie des labels éligibles aux 50 %. Un tableur construit autour de deux colonnes — bio, durable — ne peut pas répondre à la nouvelle question sans être refait, et surtout sans que l'historique soit reclassé. Les lignes déjà saisies ne portent pas l'information nécessaire.
La traçabilité en cas de contrôle
le jour où on vous la demande
La DDPP contrôle la cohérence entre vos chiffres déclarés et vos factures. Un tableau de totaux ne reconstitue pas ce chemin : il faut pouvoir remonter d'un montant déclaré à la ligne de facture qui le porte. Un classeur de calculs et un classeur de PDF côte à côte ne font pas ce lien.
Ce que coûte réellement la méthode manuelle
Le coût d'un tableur n'est pas dans la licence, il est dans les heures. Pour un établissement de taille moyenne, le temps se répartit à peu près ainsi :
| Tâche | Par mois |
|---|---|
| Saisie des lignes de facture | 4 à 6 h |
| Recherche et qualification des labels | 2 à 3 h |
| Vérifications et corrections | 1 à 2 h |
| Total | 7 à 11 h |
Soit environ une journée et demie de travail par mois, et davantage en janvier et février, quand il faut reprendre l'exercice entier avant la clôture du 31 mars.
Ce qu'il faut, pour s'en passer
Quel que soit l'outil retenu — et il n'y a pas que le nôtre —, quatre fonctions font la différence avec un tableur. Elles valent comme grille de comparaison :
La lecture automatique des factures
Le PDF du fournisseur est lu tel quel, lignes comprises. C'est ce qui supprime la saisie, pas la qualification.
La reconnaissance des labels dans les libellés
L'outil propose une catégorie pour chaque ligne à partir de son libellé, et vous gardez la main pour corriger. C'est le poste qui pèse le plus dans le temps passé.
Le signalement des doublons
Une facture déjà importée doit être signalée avant d'entrer dans les totaux. C'est la seule protection contre l'erreur invisible.
Des catégories qui survivent à un changement de loi
Les lignes doivent porter leur label d'origine, pas seulement un classement « bio / durable ». Sinon, le jour où un nouveau seuil découpe autrement, l'historique n'est plus exploitable.
Et si vous restez au tableur
Trois habitudes limitent fortement les dégâts, sans changer d'outil :
Ajoutez une colonne « numéro de facture » et vérifiez son unicité à chaque saisie : c'est votre garde-fou contre les doublons.
Ne vous contentez pas de deux colonnes bio et durable — notez le label réel de chaque ligne. Le jour où les règles se découpent autrement, vous pourrez recalculer sans tout reprendre.
Saisissez mensuellement, pas annuellement. La charge est la même au total, mais vous gardez la possibilité de corriger votre trajectoire avant la fin de l'exercice.
La deuxième est de loin la plus utile à long terme, et c'est celle que l'on néglige le plus — jusqu'à ce qu'un texte comme la loi UPSA vienne redécouper les catégories. Pourquoi bio et durable ne se résument pas à deux colonnes.
Commencer sans quitter votre tableur
Si vous voulez simplement vérifier vos taux à partir de chiffres que vous avez déjà, le calculateur gratuit suffit : trois montants, et vous obtenez vos taux et l'écart aux objectifs.
Questions fréquentes
Existe-t-il un modèle Excel officiel pour EGAlim ?
Non, l'administration ne diffuse pas de modèle de tableur. La plateforme ma-cantine propose en revanche une saisie en ligne ainsi qu'un mode simplifié, qui ne demande que les montants agrégés par catégorie. Le travail de constitution de ces montants reste à votre charge, quel que soit l'outil.
Peut-on importer un tableur dans ma-cantine ?
La plateforme permet la saisie en ligne de votre bilan. Ce qu'elle attend, ce sont des montants consolidés par catégorie, pas votre détail ligne à ligne. Votre tableur reste donc votre source de calcul : il doit produire des totaux justes, c'est tout ce qui compte pour la déclaration.
Combien de temps fait-on vraiment gagner en automatisant ?
L'essentiel du gain porte sur la saisie et sur la qualification des libellés, soit six à neuf heures par mois pour un établissement de taille moyenne. La vérification, elle, ne disparaît pas : un libellé ambigu reste un arbitrage humain, et c'est préférable.
Que deviennent mes données si je passe d'un tableur à un logiciel ?
Votre historique reste dans votre tableur et garde sa valeur pour les exercices déjà déclarés. Le point d'attention porte sur la granularité : si vos lignes passées ne portent qu'un classement « bio / durable » sans le label réel, elles ne pourront pas être reventilées selon un découpage futur, quel que soit l'outil d'arrivée.
Un tableur permet-il de suivre le palier de 30 % de 2027 ?
Oui, à condition d'avoir conservé le label réel de chaque ligne et non un simple classement en deux colonnes. Le palier retient le bio, les signes de qualité, la HVE et la mention fermier, mais pas l'écolabel pêche, le commerce équitable ni la mention montagne. Sans le détail par label, l'historique ne peut pas être reventilé.
En résumé
Le tableur ne tombe pas en panne : il se dégrade lentement, et le signal d'alerte arrive généralement trop tard — une déclaration faite dans l'urgence, un doublon découvert après coup, ou un changement de loi qui rend l'historique inexploitable. Les cinq points de rupture ci-dessus permettent de voir venir celui qui vous concerne.
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